Ein mittelständisches Unternehmen kämpfte mit ineffizienten, manuellen Prozessen bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen, was zu Verzögerungen und Fehlern führte. Die Rechnungen wurden in Papierform empfangen, von Hand erfasst, geprüft und zur Genehmigung an einen Kollegen oder Vorgesetzen weitergeleitet. Diese manuelle Vorgehensweise war nicht nur sehr zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig und führte zu verspäteten Rechnungszahlungen. Dadurch wurden Skonti verpasst, es mussten Strafen für verspätete Zahlungen gezahlt werden und die Lieferantenbeziehungen litten. 

Durch die Einführung eines ECM-Systems mit automatisierter Dokumentenerfassung, OCR-Technologie und Workflow-Automatisierung konnten diese Probleme gelöst werden. Die Arbeitsabläufe wurden automatisiert, es schlichen sich weniger Fehler ein und die Mitarbeitenden der Buchhaltung konnten sich wieder auf strategische Aufgaben konzentrieren.

Ergebnis

Die Bearbeitungszeit reduzierte sich um 50%, die Genauigkeit der Daten verbesserte sich und Rechnungen werden schneller freigegeben und bezahlt. Das Unternehmen konnte Skonti nutzen und die Beziehungen zu den Lieferanten verbesserten sich.

Automatisierte Dokumentenerfassung:

Rechnungen werden gescannt, digital erfasst und direkt in das System importiert. Elektronische Rechnungen gehen über verschiedene Eingangskanäle automatisiert im System ein, u. a. werden sie per E-Mail empfangen oder aus einem E-Rechnungsportal abgeholt. 

Intelligente Datenextraktion:

Mithilfe von Optical Character Recognition (OCR) und anderen Technologien werden relevante Daten wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Lieferantautomatisch extrahiert. Die automatische Datenextraktion minimiert menschliche Fehler und reduziert den manuellen Aufwand. Das ECM-System kann nahtlos in Ihr ERP-System integriert werden, so dass Rechnungsdaten automatisch in die Buchhaltungssoftwareübertragen werden. 

Schnellere Bearbeitungszeit:

Automatisierte Prozesse reduzieren die Zeit, die für die Verarbeitung und Genehmigung von Rechnungen benötigt wird, erheblich. Rechnungen werden automatisch an die zuständigen Mitarbeiter oder Abteilung zur Prüfung und Genehmigung weitergeleitet. Eskalationsregeln stellen sicher, dass keine Rechnungen übersehen oder verspätet bearbeitetwerden. Rechnungen werden so schneller bearbeitet, was die Einhaltung von Zahlungsfristen sicherstellt. 

Besseres Cashflow-Management:

Durch die verbesserte Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Rechnungen kann die Finanzabteilung den Cashflow besser planen und optimieren. 

Einhaltung von rechtlichen Vorgaben: 

Alle Rechnungen werden elektronisch und revisionssicher im ECM-System archiviert. Dadurch werden sowohl gesetzliche Vorschriften als auch interne Richtlinien eingehalten und die Rechnungen sind jederzeit für Audits oder Nachfragen zugänglich. 

Verbesserte Lieferantenbeziehungen:

Pünktliche Zahlungen und eine transparente Kommunikation verbessern das Verhältnis zu Lieferanten und können zu besseren Konditionen führen.

Ein nationaler Konzern hatte Schwierigkeiten, den Beschaffungsprozess effizient zu gestalten und die Kommunikation zwischen verschiedenen Standorten zu optimieren. Vor allem der indirekte Beschaffungsprozessbereitete dem Unternehmen Schwierigkeiten. Der klassische Beschaffungsprozess beinhaltete eine Vielzahl von manuellen Aufgaben. Der Bedarf wird von den Mitarbeitenden per ausgefülltem Papierdokumentgemeldet, Angebote müssen eingeholt und verglichen, Bestellungen händisch erstellt und verwaltet werden sowie die Kommunikation mit den anderen Standorten und Lieferanten koordiniert werden.

Durch die Implementierung eines ECM-Systems werden Beschaffungsdokumente nun zentral verwaltet und Genehmigungsprozesse laufen automatisiert ab. Dadurch werden Fehler minimiert und die Mitarbeitenden im Einkauf können sich auf die strategische Optimierung Ihrer Lieferantenbeziehungen konzentrieren.

Ergebnis

Durch die Automatisierung und Digitalisierung desunternehmensinternen Beschaffungsprozesses von Waren und Dienstleistungen, die im Geschäftsalltagbenötigt werden, z. B. Büromaterialien, Wartungsarbeiten, Getränke, etc., konnte das Unternehmen die Abläufe erheblich beschleunigen. Alle relevanten Informationen liegen in Echtzeit vor und es kann von jedem Standort darauf zugegriffen werden. Jede Bestellung ist von der Anforderung bis zur Lieferung vollständig nachvollziehbar. Durch die effiziente Verwaltung von Bestellungen und Lagerbeständen kann das Unternehmen die Beschaffung besser planen und steuern. Dadurch werden Überbestände reduziert und Lagerhaltungskosten minimiert.

Zentralisierte Dokumentenablage:

Alle relevanten Dokumente wie Bedarfsanfragen, Angebote, Bestellungen und Verträge werden zentral im System gespeichert. Dadurch kann schnell und einfach auf alle benötigten Informationen zugegriffen werden. So ist der gesamte Beschaffungsprozess für alle Beteiligten vollständig transparent und nachvollziehbar. 

Erhöhte Transparenz und Kontrolle: 

Durch die zentrale Speicherung und Verwaltung aller Dokumente und Informationen wird der gesamte Beschaffungsprozess transparent und nachvollziehbar. Dies erleichtert die Kontrolle und Überwachung der Lieferungen und Bestellungen. Das ECM-System kann nahtlos in ERP-Systeme integriert werden, so dass Bestellinformationen automatisch synchronisiert und aktualisiert werden. 

Verbesserte Lieferantenkommunikation:

Eine zentrale Plattform für die Verwaltung von Lieferanteninformationen und Verträgen erleichtert die Kommunikation und das Management von Lieferantenbeziehungen. Lieferantenbewertungen und -historien können zentral erfasst und überwacht werden.

Schnellere Bearbeitung und Freigabe:

Standardisierte Workflows für die Genehmigung von Bestellungen reduzieren manuelle Eingriffe und beschleunigen den gesamten Prozess. Bestellanforderungen werden automatisch an die zuständigen Personen zur Freigabe weitergeleitet. So wird die Zusammenarbeit und der Informationsaustausch zwischen den verschiedenen Abteilungen, die am Beschaffungsprozess beteiligt sind, wie z.B. Einkauf, Lagerhaltung und Buchhaltung, unterstützt. 

Kostenersparnis:

Durch die Automatisierung und Optimierung der Beschaffungsprozesse können Ressourcen bessergenutzt und die Gesamtkosten reduziert werden.

Ein Dienstleister konnte die Vielzahl an Verträgennicht mehr effizient verwalten und hatte gleichzeitig Probleme die Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Vor allem das Vertragsmanagement als zentrale Aufgabe stellte hier die größte Herausforderung dar. Die manuelle Erstellung, Verhandlung, Prüfung und Verwaltung von Verträgen mit Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und anderen Geschäftspartnern kosteten sehr viel Zeit. Verzögerungen bei der Vertragsunterzeichnung und mangelnde Transparenz im Vertragsstatus waren oft die täglichen Hürden, die überwunden werden mussten. 

Die Einführung eines ECM-Systems mit digitaler Unterschrift und revisionssicherer Archivierung unterstützt jetzt bei der Verwaltung der Verträge. Der Dienstleister verwaltet Verträge nur noch digital und lässt alle Verträge ausschließlich elektronisch signieren. Dadurch gewinnt er nicht nur wertvolle Zeit, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern und stellt sicher, dass alle Beteiligten stets den aktuellen Vertragsstatus kennen.

Ergebnis

Durch die Automatisierung und Digitalisierung der Vertragsmanagementprozesse können Verträge schneller erstellt, überprüft und genehmigt werden. Die Verwendung von digitalen Signaturen beschleunigt die Vertragsunterzeichnung erheblich. Alle Vertragsdokumente werden zentral gespeichert und sind jederzeit zugänglich, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien erleichtert. Der Dienstleister hat jederzeit einen klaren Überblick über den aktuellen Status der Verträge.

Digitale Verwaltung und Archivierung:

Verträge werden elektronisch erstellt, gespeichert und verwaltet. Dies ermöglicht einen schnellen und einfachen Zugriff auf alle Vertragsdokumente für Personen mit den entsprechenden Berechtigungen. Der Zugriff auf diese Dokumente ist streng kontrolliert und nachvollziehbar.

 Reduzierte Durchlaufzeiten:

Automatisierte Workflows stellen sicher, dass Verträge zur Prüfung und Genehmigung an die richtigen Personen weitergeleitet werden. Eskalationsregeln verhindern Verzögerungen. 

Nutzung digitaler Unterschriften:

Digitale Unterschriften ermöglichen eine schnelle und sichere Unterzeichnung von Verträgen, unabhängig vom Standort der beteiligten Parteien. Sie beschleunigen den gesamten Prozess der Vertragsunterzeichnung erheblich.

Nahtlose Zusammenarbeit:

Ein ECM-System ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen der Rechtsabteilung, HR und anderen Abteilungen sowie externen Partnern. Dokumente können geteilt und gemeinsam bearbeitet werden. Das ECM-System kann mit bestehenden HR-Systemen verbunden werden, sodass Vertragsdaten automatisch aktualisiert und synchronisiert werden. 

Verbesserte rechtliche Sicherheit:

Durch die digitale Verwaltung und revisionssichere Speicherung von Verträgen wird die rechtliche Sicherheit erhöht. Alle Änderungen und Zugriffe auf Verträge sind nachvollziehbar. Automatisierte Workflowsund sichere Aufbewahrung erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien. Compliance-Risiken werden minimiert.