Glossar der wichtigsten Begriffe
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Archivierung und Aufbewahrung
Langfristige Speicherung und Verwaltung von Dokumentengemäß rechtlichen und geschäftlichen Anforderungen, oft unter Einhaltung von Sicherheits- und Compliance-Vorschriften.
Audit-Trails
Protokolle, die alle Aktivitäten und Änderungen an Dokumenten und Systemen nachvollziehbar aufzeichnen, um Sicherheit und Compliance zu gewährleisten.
C
Compliance
Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben, Branchenstandardsund internen Richtlinien, um rechtliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen.
D
Digitale Transformation
Der Einsatz digitaler Technologien zur grundlegenden Veränderung von Geschäftsprozessen, um Effizienz, Wertschöpfung und Kundenerfahrung zu verbessern.
Digitale Unterschriften
Elektronische Signaturen, die zur Authentifizierung und Validierung von digitalen Dokumenten verwendet werden und rechtlich bindend sind.
Dokumentenerfassung und -digitalisierung
Prozesse, bei denen physische Dokumente in digitale Formate umgewandelt und in einem ECM-System gespeichert werden.
Dokumentenmanagement
Die Verwaltung und Organisation von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens, einschließlich Versionierung, Zugriffskontrollen und strukturierter Ablage.
E
Enterprise Content Management (ECM)
Ein System zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Informationen und Dokumenten innerhalb einer Organisation. Ziel ist es, den Lebenszyklus von Informationen effizient zu steuern.
ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning, kurz: ERP)
Softwarelösungen, die verschiedene Geschäftsprozesse eines Unternehmens integrieren und automatisieren, einschließlich Finanzen, Personalwesen, Produktion und Beschaffung.
I
Integration
Die Verbindung und Zusammenarbeit verschiedener Softwarelösungen und Systeme innerhalb eines Unternehmens, um Daten und Prozesse zu harmonisieren.
O
Optical Character Recognition (OCR)
Technologie zur automatischen Erkennung und Konvertierung von Text in gescannten Dokumenten und Bildern in bearbeitbare und durchsuchbare Daten.
S
Sichere Aufbewahrung
Die Speicherung von Dokumenten und Daten mit Maßnahmen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Beschädigung.
W
Workflow- und Prozessautomatisierung
Die Nutzung von Software zur Automatisierung wiederkehrender Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe, um Effizienz und Genauigkeit zu erhöhen