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Verschlüsselung und Berechtigungskonzepte
Verschlüsselungen und detaillierte Berechtigungskonzepte sind zentrale Sicherheitsfunktionen. Sensible Daten werden sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt, um unbefugte Zugriffe zu verhindern. Diese Verschlüsselung stellt sicher, dass Daten selbst bei einem Sicherheitsvorfall nicht lesbar sind. Durch Berechtigungskonzepte wird der Zugriff auf Dokumente und Informationen streng kontrolliert. Benutzerrechte können basierend auf Rollen, Abteilungen oder individuellen Bedürfnissen festgelegt werden. Dadurch dass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Informationen haben, wird das Risiko von Datenlecks minimiert und die Vertraulichkeit sensibler Informationen gewährleistet.
Aufbewahrungsregeln und Audit-Trails
Eine zentrale Regelung zur Aufbewahrung und Löschung von Dokumenten ist entscheidend für die Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Diese Aufbewahrungsregeln (Retention Policies) definieren, wie lange verschiedene Arten von Dokumenten aufbewahrt werden müssen und wann sie sicher gelöscht werden können. Audit-Trails protokollieren jede Aktion, die an einem Dokument durchgeführt wird, einschließlich Erstellung, Zugriff, Änderungen und Löschung. Diese detaillierten Protokolle bieten Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Regelung des Umgangs mit Informationsbeständen
Um die Vorteile von ECM-Systemen voll auszuschöpfen, ist es unerlässlich, den Umgang mit Informationsbeständen klar zu regeln. Dies umfasst die Erstellung von Richtlinien und Verfahren, die den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten abdecken, von der Erstellung über die Bearbeitung bis hin zur Archivierung und Löschung. Klare Regeln und Prozesse helfen dabei, ECM-Systeme effizient und sicher zu nutzen.
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