I. Welche Software passt?

Der erste Schritt besteht darin, die passende ECM-Software auszuwählen. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass die Lösung zu den spezifischen Anforderungen und Zielen des Unternehmens passt.

II. Was sind die Ziele und Anforderungen?

Es ist wichtig, klare Ziele und Anforderungen für das ECM-Projekt zu definieren. Dabei sollten die gewünschten Funktionen und Leistungsmerkmale festgelegt sowie die geschäftlichen Herausforderungen identifiziert werden, die durch die Einführung eines ECM-System gelöst werden sollen.

III. Wo soll das ECM eingeführt werden?

Bestimmen Sie die Abteilung oder Geschäftsbereiche, in denen das ECM-System zuerst eingeführt werden soll. Dies kann beispielsweise die Rechtsabteilung, HR oder die Buchhaltung sein. Durch eine schrittweise Einführung können Risiken minimiert und die Anpassungsfähigkeit verbessert werden.

IV. Welche internen Ressourcen sind verfügbar?

Evaluieren Sie die verfügbaren internen Ressourcen, einschließlich des IT-Teams, der Projektmanager:innen und der Anwender:innen. Achten Sie darauf, dass genügend Ressourcen für die Implementierung und das fortlaufende Management des ECM-Systems zur Verfügung stehen. 

V. Reicht die bestehende technische Infrastruktur?

Prüfen Sie die bestehende technische Infrastruktur und identifizieren Sie notwendige Anpassungen oder Upgrades, um die Integration des ECM-Systems zu unterstützen. Dies kann die Serverkapazität, Netzwerksicherheit und Datenbanken umfassen.

I. Implementierung:

Die technische Implementierung des ECM-Systems beginnt. Dies umfasst die Installation der Software, die Konfiguration der Systeme und die Integration mit bestehenden Anwendungen und Datenbanken.

II. Testphase:

Es wird eine umfassende Testphase durchgeführt, um sicherzustellen, dass das System wie erwartet funktioniert. Alle Funktionen und Workflows werden getestet und eventuell auftretende Probleme behoben.

III. Schulungen:

Die Mitarbeitenden werden in der Nutzung des neuen ECM-Systems geschult. Die Schulung umfasst sowohl die technischen Aspekte als auch die bestmögliche Nutzung der Funktionen und Workflows.

IV. Go-Live:

Nach der erfolgreichen Testphase und der Schulung der Mitarbeitenden erfolgt das Go-Live. Der Übergang muss sorgfältig überwacht werden, um sicherzustellen, dass alle Prozesse reibungslos ablaufen und die Benutzer:innen das System effektiv nutzen können.

V. Beobachtung:

Sobald das System live geschaltet ist, muss die Nutzung des ECM-Systems beobachtet werden und Feedback von den Benutzern eingeholt werden. Basierend auf diesem Feedback können notwendige Optimierungen und Anpassungen vorgenommen werden, um die Effizienz und Zufriedenheit zu maximieren.

​Nach der erfolgreichen Einführung und der ersten Optimierungsphase ist es wichtig, das ECM-System kontinuierlich zu überwachen und weiterzuentwickeln. Regelmäßige Updates, Schulungen und Evaluierungen der Systemnutzung helfen dabei, das System aktuell zu halten und seine Leistungsfähigkeit langfristig zu sichern.

​Die Projektnachsorge umfasst auch das Management von Änderungsanforderungen und die Unterstützung der Benutzer, um sicherzustellen, dass das ECM-System optimal genutzt wird und den größtmöglichen Nutzen für das Unternehmen bietet.